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雇用契約、労働条件通知書

労働基準法第15条第1項では、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と規定されています。法律で定められているだけでなく、採用後のトラブルを回避するためにも、雇用契約書や労働条件通知書は有効です。ここでは雇用契約書や労働条件通知書の効果や作成方法を解説します。

雇用契約書や労働条件通知書を作成する利点と作成方法

労働基準法第15条第1項では、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と規定されています。法律で定められているだけでなく、採用後のトラブルを回避するためにも、雇用契約書や労働条件通知書は有効です。ここでは雇用契約書や労働条件通知書の効果や作成方法を解説します。

雇用契約書、労働条件通知書とは

まずは、雇用契約書と労働条件通知書の概要や違いを確認しましょう。

労働条件通知に関する労働基準法の規定

労働基準法では、雇用契約を締結する前に労働者に対して賃金や労働時間等、以下の項目を明示しなければならないと規定しております。

  • 雇用契約の期間
  • 期間の定めのある雇用契約を更新する場合の基準に関する事項
  • 就業場所
  • 就業する業務
  • 始業と終業の時刻
  • 所定労働時間を超える労働の有無
  • 休憩時間
  • 休日、休暇
  • 交替制勤務の有無
  • 賃金の決定、賃金の計算方法、支払い方法、締め日と支払時期
  • 賃金の昇給に関する事項
  • 退職に関する事項
  • 退職手当が支給される労働者の範囲や退職手当の決定、計算、支払い方法、支払時期に関する事項
  • 臨時に支払われる賃金、賞与、その他手当や最低賃金額に関する事項
  • 労働者が負担する食費や作業用品その他に関する事項
  • 安全衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償及び業務外の疾病扶助に関する事項
  • 表彰及び制裁に関する事項
  • 休職に関する事項

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書は、上記の労働条件を通知するための文書です。労働基準法では、従業員に対して文書もしくはメール等で労働条件を提示することを義務づけています。労働条件通知書を交付することで、この義務が果たされます。
それに対して雇用契約書は、「報酬の支払い」と「労務の提供」について企業と労働者が合意したことを証明する書類です。労働条件の通知とは異なり、雇用契約書の作成は、義務ではありません。

労働条件通知書は義務、雇用契約書は任意であるという点が大きな違いです。労働条件通知書と雇用契約書が一体となっているものもあります。

労働条件通知書は誰に発行すべきか

労働条件通知書は、すべての従業員に交付しなければなりません。正社員だけでなく、契約社員、パートやアルバイト、日雇い労働者などの従業員にも交付する必要があります。すべての必須事項が盛り込まれている就業規則を交付することで、労働条件を通知したことにもなります。

就業規則を作成する必要性とメリット

就業規則は、「常時10人以上の労働者を使用する」企業については、就業規則を作成し、届け出をする必要があり、これを怠ると、罰則が科されます。なお、就業規則を作成することで、企業側にも従業員側にも様々なメリットが生じます。ここでは、就業規則を作成する必要性をご理解いただくために就業規則を作成するメリットを解説します。

細かいルールの周知徹底にリソースを奪われない

企業を運営するにあたっては、従業員に知らせるべき規則やルールなどが多数存在します。給与や就業時間、休日に関する規定だけでなく、災害時や業務外の傷病に関する規定、安全衛生に関する規定や、福利厚生に関することなどが代表的です。これらの規則やルールを、就業規則に盛り込んでおくことで、従業員からの問合せが減少し、従業員に周知する時間も減少することから、社内のリソースを有効に活用可能です。

労働問題を未然に防止できる

近年では、従業員がパワハラやモラハラで損害賠償を請求するケースや、未払いの残業代があるとして残業代請求を受けるケースもあります。このような場合に、就業規則は、これらの問題を未然に防止する効果もあります。例えば、パワハラ、セクハラについては、就業規則でパワハラ、セクハラについて禁止する旨や、防止する対策等を規定することにより、予防することができます。残業代請求については、「固定残業代制度」を採用している場合、みなし残業の労働時間に含まれる残業代は支払う必要はないので、就業規則にきちんとみなし残業の労働時間を明確に規定しておくことで、予期せぬ残業代請求を回避できます。このように、就業規則は、ルールを明文化することで企業側を守る盾の役割も果たすのです。

従業員間に不公平感が生まれない

多数の従業員を使用している場合、彼らの年齢や経験、スキルなどに差が生じることになります。企業側は、経験やスキルに応じて報酬や待遇に差をつけることになりますが、その規定が明文化されていない場合は、従業員間で不公平感が醸成されるリスクがあります。就業規則で給与の決定方法や昇給の仕組みを明文化しておけば、それぞれの待遇の差の理由が明らかになり、従業員の不満は軽減されます。

助成金を受け取りやすくなる

国や地方自治体では、企業に対して様々な助成金制度を用意しています。その中には就業規則の作成が義務付けられているものがあります。代表的なのがキャリアアップ助成金です。キャリアアップ助成金制度では、非正規社員を正社員化する計画を策定し、正社員化することで、国から助成金を受け取ることができます。この制度では、就業規則を改定することなどが求められていますので、従業員数にかかわらず就業規則が必要です。

ベストな就業規則の作成方法は?

労働基準法で就業規則の作成を義務付けられている場合は、下記の項目を必ず盛り込んでおかなければなりません。

  • 始業及び終業時刻
  • 休憩時間
  • 休日
  • 休暇
  • 転換就業の場合は就業時間転換に関する項目
  • 賃金の決定や計算方法、支払い方法
  • 賃金の締め日や支払いの時期
  • 賃金の昇給に関する項目
  • 退職に関する項目(解雇事由を含む)

これ以外にも、退職手当を支給する場合は退職手当に関する項目や、災害補償や業務外の傷病に対して金銭を支給する場合はそれに関する規定なども必要となります。

これから就業規則を作成しようとする方にとっては、これらの項目を全て盛りこんだ、有効かつトラブルの発生を未然に防げる就業規則の作成はハードルが高いと感じると思います。

そこで、多くの方は、インターネットに掲載されている雛形や厚生労働省が提供している雛形などを参考に就業規則を作成しようとします。もちろんそれらをきちんとご自身の会社の状況に適した形にリライトして作成するのであれば問題ありません。

しかし、人事労務の専門家がいない企業にとっては、それらの作業は困難です。どのような法律に留意しなければならないのかがわからないまま、既存の雛形を叩き台に就業規則を作成しても、トラブルの防止等の役割を果たさないものになる可能性が非常に高いと考えます。

また、従業員の内訳も昨今では多岐に渡っており、就業形態だけでなく、国籍や性別も実に多様な従業員を雇用している企業が増えており、就業規則もそれに対応したものでなければなりません。アルバイト社員やパート社員、契約社員、正社員などの就業形態に応じた就業規則でなければなりません。

さらに、企業の成長に応じて就業規則はその成長に合わせて、その都度作り替えていく必要があります。これらの状況を総合的に考慮すると、就業規則の作成は、弁護士・社会保険労務士等の労務問題の専門家に依頼すべきです。就業規則は一度作成したら終わりではなく、企業とともに成長していくものだと考えて様々な可能性を見据えた上で、作成しておきましょう。

労働条件通知書、雇用契約書の作成、交付方法

次に労働条件通知書、雇用契約書の作成方法や交付のタイミングを解説します。

労働条件通知書の作成方法

労働条件通知書には、前述した必須事項をすべて盛り込む必要があります。
厚生労働省の公式ページには、労働条件通知書のひな形が掲載されていますので参考にしてみましょう。

https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/keiyaku/kaisei/dl/youshiki_01a.pdf

雇用契約書の作成方法

雇用契約書には労働条件通知書と同等の内容を盛り込んでおき、雇用契約書を交付して署名捺印することで、労働条件通知書より強固な証拠となります。「雇用時に受けた説明と違う」、「給与が異なる」と言った勘違いによるトラブルも、雇用契約書を取り交わしておくことで回避しやすくなります。
雇用契約書は、「労働条件通知書兼雇用契約書」として一体化させておくことも多いです。
労働条件通知書兼雇用契約書を作成する場合は、労働条件通知書に記載すべき事項をすべて盛り込んだ上で、双方の署名捺印の欄を設けます。

労働条件通知書の交付タイミングと方法、雇用契約の締結タイミング

労働条件通知書は、内定を決定してから入社するまでの期間に、書面もしくはメールで交付します。労働条件の通知は書面だけでなく、電子交付が認められるようになりました。雇用契約書は、入社日までには締結するのが一般的です。

弁護士による労働条件通知書や雇用契約書作成のメリット

労働条件通知書や雇用契約書の作成は、企業内で行うこともできますが、弁護士に依頼することが望ましいと考えます。ここでは、労働条件通知書や雇用契約書の作成を弁護士に依頼するメリットを解説します。

自社に即した労働条件通知書や雇用契約書を作成可能

インターネット等に掲載されているテンプレートを基に作成したものは、必ずしも自社の状況にマッチしているとは限りません。現状に即した労働条件通知書や雇用契約書を作成しておかなければ、採用後に様々なトラブルが発生するリスクがあります。しかし、弁護士に作成を依頼することで、将来に起こり得るトラブルやリスクをできるだけ回避する形での労働条件通知書や雇用契約書の作成が可能になります。

適切に懲戒処分を規定することができる

雇用契約書の作成には様々な重要な事柄がありますが特に重要なのが、「懲戒規程」です。企業は従業員が問題行動を起こしたとき、無断欠席を続けた場合などの不適切な行動があったときに、懲戒処分を行うことができます。しかし、懲戒規程がなければ、企業は従業員の処分を与えることはできません。
懲戒規程は、正しく規定しておかなければ、法的に無効となり思うように懲戒処分を命じることができない可能性もあります。有効な懲戒規定を作成するためには、弁護士や社会保険労務士などの人事労務に関する法律の専門家の手助けが必要です。

残業代請求トラブルを回避できる

未払い残業代問題は、企業に金銭的にも社会的にも大きなダメージを与える問題です。未払い残業代が発生する要因はさまざまですが、就業規則等で「固定残業代制度」を正しく規定しておくことで回避できる問題もあります。例えば、固定残業代制度は、就業規則に、みなし残業代の金額や計算方法、みなし残業の労働時間等を明記しておく必要があります。必要な事項が明記されていなければ、固定残業代制度が成立していないので、超過勤務分の残業代をすべて支払わなければならないのです。このような問題は、就業規則を正しく作成することで回避可能です。

労働問題が発生した場合にすぐさま対処できる

弁護士に労働条件通知書や雇用契約書の作成を依頼すると、労働問題が発生した際にも弁護士が迅速に対応可能です。社内の状況や規則を熟知しておりますので、状況把握に時間がかからずシームレスに、問題解決に着手可能です。

雇用契約、労働条件通知書のまとめ

従業員を雇用する場合は、正社員やアルバイトなどの働き方を問わず労働条件を、文書もしくはメールで通知しなければなりません。通知方法は、労働条件通知書もしくは雇用契約書を文書やメールで交付することと規定されています。これらの書類は、個別の従業員や会社の状況に即したものを作成しておくことで、労働問題の発生を回避できます。労働条件通知書や雇用契約書を作成する場合は、企業法務を専門とする弁護士や社会保険労務士にご依頼ください。

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