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就業規則等関連規則

就業規則は、従業員とのトラブルを防ぎ、安心して働ける環境を整備するために極めて重要な規定のひとつです。働き方改革によって労働環境・処遇の改善が求められるいま、企業の就業規則の見直しは社会的な視点からも重要といえます。労使トラブルが生じないよう、使用者は就業規則の必要事項や注意事項について、正しい知識を持つことが大切です。就業規則の変更や追加は、法的知識を有する弁護士への相談を検討しましょう。

就業規則に作成義務や必要事項について

就業規則の作成は、全ての企業に義務付けられているわけではありません。しかしながら、就業規則の作成が義務付けられている場合もそうでない場合も、その企業の規模や業態に応じた就業規則の作成をしておくことが企業や労働者を守ることになります。この記事では就業規則が必要な理由や就業規則を作成するメリット等を解説します。

就業規則とは

就業規則とは、従業員の賃金や労働時間などの労働条件および、就業にあたって遵守すべき規律などについて定めたものをいいます。労働者がより働きやすく安心できる職場環境を作るためだけでなく、労使トラブルを未然に防ぐためにも大きな力を発揮します。

職場では、使用者と従業員との間で、労働条件や社内の規律などについて認識に相違が生じ、トラブルが発生するケースも少なくありません。なかでも、残業や有給に関すること、退職に関すること、雇用形態による待遇差などは、従業員側から疑問や不安を持たれやすい内容といえます。

このような問題が起こると、企業へのコンプライアンス体制が問われる可能性があるほか、従業員から訴訟を提起されるなど、紛争に発展してしまうケースも考えられます。

労使間での争いを未然に防ぎ、従業員が安心して働ける職場を整備するためにも、雇用上で問題になりやすい事項を就業規則にて定めておくことが重要です。また、正社員のみならず、パートタイマーやアルバイトなど、雇用形態に応じて適切な就業規則を作成しましょう。

なお、就業規則で定める事項は、法律で定められている基準を下回ってはいけません。労働基準法を遵守することはもちろん、双方の合意および周知の義務が会社側に求められます。就業規則で労働条件を決定・変更する際には、その旨を労働者に周知させなければいけません。そして、使用者は、労働者と合意なく一方的に労働者に不利益になる就業規則に変更することはできません。

就業規則の作成は労働基準法で義務付けられている

就業規則の作成は、労働基準法で以下のように義務付けられています。

第89条
「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。」

要するに労働者を10人以上雇用する企業は、就業規則を作成して行政官庁、つまり労働基準監督署に届け出ることが義務付けられているのです。ここでいう労働者とは、正社員以外のアルバイトやパート社員、派遣社員や契約社員なども含まれます。

作成しなければならない条件に当てはまっているにもかかわらず作成しなかった場合、届け出をしなかった場合は、30万円以下の罰金に処すると規定されています。実際には、就業規則を作成しなかったからと言って刑事罰に課されるケースは非常に稀と言えますが、罰則が用意されている義務であるという点は留意しておきましょう。

では、労働者が10人未満の企業は就業規則を作成する必要はないのでしょうか?確かに労働基準法では、労働者が10人未満の企業には就業規則の作成を義務付けてはいません。しかし、法律で就業規則の作成を義務付けていないからと言って、就業規則が不要というわけではありません。次の項目で就業規則の必要性や作成するメリットを解説しますので、こちらを参考に就業規則の作成を検討することをおすすめします。

就業規則を作成する必要性とメリット

就業規則を作成することで、企業側にも労働者側にも様々なメリットが生じます。

細かいルールの周知徹底にリソースを奪われない

企業を運営するにあたっては、労働者に知らせるべき規則やルールなどが多数存在します。給与や就業時間、休日に関する規定だけでなく、災害時や業務外の傷病に関する規定、安全衛生に関する規定や福利厚生に関することなどが代表的です。これらの規則やルールを就業規則に盛り込んでおくことで、労働者からの問合せ対応や周知する時間を削減できるため、社内のリソースを有効に活用できます。

労働問題を未然に防止できる

近年では、従業員がパワハラやモラハラで損害賠償を請求するケースや、未払いの残業代があるとして残業代請求を受けるケースもあります。このような場合に、就業規則は、これらの問題を未然に防止する効果もあります。例えば、パワハラ、セクハラについては、就業規則でパワハラ、セクハラについて禁止する旨や、防止する対策等を規定することにより、予防することができます。残業代請求については、「固定残業代制度」を採用している場合、みなし残業の労働時間に含まれる残業代は支払う必要はないので、就業規則にきちんとみなし残業の労働時間を明確に規定しておくことで、予期せぬ残業代請求を回避できます。このように、就業規則は、ルールを明文化することで企業側を守る盾の役割も果たすのです。

労働者間に不公平感が生まれない

多数の労働者を使用している場合、彼らの年齢や経験、スキルなどに差が生じることになります。企業側は、経験やスキルに応じて報酬や待遇に差をつけることになりますが、その規定が明文化されていない場合は、労働者間で不公平感が醸成されるリスクがあります。就業規則で給与の決定方法や昇給の仕組みを明文化しておけば、それぞれの待遇の差の理由が明らかになり、労働者の不満は軽減されます。

助成金を受け取りやすくなる

国や地方自治体では、企業に対して様々な助成金制度を用意しています。その中には就業規則の作成が義務付けられているものがあります。代表的なものが、キャリアアップ助成金です。キャリアアップ助成金制度では、非正規社員を正社員化する計画を策定し、正社員化することで、国から助成金を受け取ることができます。この制度では、就業規則を改定することなどが求められていますので、労働者数にかかわらず就業規則が必要です。

就業規則の記載事項

就業規則には、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、事業場でそのような制度を定める場合に記載する必要がある「相対的必要記載事項」の2種類の事項があります。労働基準法第89条で定められている記載事項は次のようになります。

絶対的必要記載事項

1つでも漏れていると労働基準法違反となるため、提出前に抜けがないか確認しましょう。また、当事項は就業規則における基本的な項目といえるため、労働基準法で作成が義務付けられていない企業についても作成しておくのが望ましいでしょう。

  • 始業及び終業時刻
  • 休憩時間
  • 休日
  • 休暇
  • 転換就業の場合は就業時間転換に関する項目
  • 賃金の決定や計算方法、支払い方法
  • 賃金の締め日、支払いの時期
  • 賃金の昇給に関する項目
  • 退職の事由等の退職に関する項目

出典:厚生労働省「就業規則を作成しましょう」

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項は、企業にて退職手当や賞与、表彰などの制度を設けている場合に必要となる事項です。

  • 退職手当に関する項目
  • 賞与等の臨時に発生する賃金、最低賃金額に関する項目
  • 食費、作業用品等の負担に関する項目
  • 安全衛生に関する項目
  • 職業訓練に関する項目
  • 災害補償、業務外の傷病扶助に関する項目
  • 表彰、制裁に関する項目
  • その他全労働者に適用される項目

出典:厚生労働省「就業規則を作成しましょう」

上記以外に記載しておくべき事項とは

就業規則には、「任意的記載事項」といって企業が記載するか否かを自由に選択できる項目が存在します。法的規則がないため、経営者の意見を強く反映できる部分です。企業によって記載事項は異なりますが、以下のような事項が例に挙げられます。

  • 就業規則の目的
  • 社是
  • 服務規律に関する規定
  • 慶弔見舞金
  • 規則改訂の手続き

これら任意的記載事項を充実させることにより、労務トラブルを防止できます。リスクマネジメントの観点で非常に重要なポイントとなるため、弁護士や労務問題の専門家を交えて「どのような内容を盛り込むべきか」について検討しましょう。

なお、就業規則には法令や労働協定に反する事項を定めることができません。これらの内容を含む就業規則については当該部分のみ無効となるため、注意しましょう。

ベストな就業規則の作成方法は?

これから就業規則を作成しようとする方にとっては、上記の項目を全て盛りこんだ有効かつトラブルの発生を未然に防げる就業規則の作成は、ハードルが高いと感じると思います。

そこで、多くの方はインターネットに掲載されているひな形や、厚生労働省が提供しているひな形などを参考に就業規則を作成しようとします。もちろん、それらをきちんとご自身の企業の状況に適した形にリライトして作成するのであれば問題ありません。

しかし、人事労務の専門家がいない企業にとっては、それらの作業は困難です。どのような法律に留意しなければならないのかがわからないまま、既存のひな形を叩き台に就業規則を作成しても、トラブルの防止等の役割を果たさないものになる可能性が非常に高いと考えます。

また、労働者の内訳も昨今では多岐に渡っており、就業形態だけでなく、国籍や性別も実に多様な労働者を雇用している企業が増えており、就業規則もそれに対応したものでなければなりません。アルバイト社員やパート社員、契約社員、正社員などの就業形態に応じた就業規則でなければなりません。

さらに、企業の成長に応じて就業規則はその成長に合わせて、その都度作り替えていく必要があります。これらの状況を総合的に考慮すると、就業規則の作成は弁護士・社会保険労務士等の労務問題の専門家に依頼すべきです。就業規則は一度作成したら終わりではなく、企業とともに成長していくものだと考え、様々な可能性を見据えたうえで作成しましょう。

就業規則の作成から届出までの流れ

就業規則を作成・変更する際は、以下の3つのステップで届出を行う必要があります。

1. 労働者への周知

労働基準法第106条では、就業規則の内容は労働者に周知しなければいけないと定められています。就業規則は企業と労働者の双方が守るべき規則であるため、厚生労働省が推奨する方法にて周知し、労働者が就業規則の内容をいつでも閲覧できる状態にしておきましょう。

  • 常時各作業場の見やすい場所に掲示、または備え付ける
  • 書面を労働者に交付する
  • 磁気テープや磁気ディスク、これらに準ずるものへ記録して、労働者がいつでも記録を閲覧できる機器を各作業場に設置する

出典:厚生労働省

2. 意見書の作成

就業規則の作成が必要な企業には、労働者の過半数で組織された労働組合、もしくは労働者の過半数を代表する人物から意見を聞く義務があります。聴取した意見をもとに「意見書」作成し、就業規則届けに添付して所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります(労働基準法第89条、90条)。

なお、意見書については、労働者の意見を聞いたことを客観的に証明するためのものです。就業規則の内容について反対意見があった場合でも届出は可能です。

3. 労働基準監督署への届け出

作成した就業規則は、所轄の労働基準監督署へと提出します。届け出を行う際は、「就業規則(変更)届」と、前項の意見書とを添付しましょう。

事業所ごとに届け出が必要

原則として、就業規則の届け出は事業所ごとに行うこととされています。支店や営業所、出張所など本社以外に事業拠点がある場合は、それぞれの事業所で就業規則を整備し、書類を作成しましょう。

ただし、本社と各事業所で内容が同一である場合には、例外として「本社一括届出」が可能です。書面にて本社一括届出を行う場合は、各事業所に対応した部数の就業規則を、本社所轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。意見書については原則「事業所の数だけ必要」となります。

書面での提出と同様に、意見書については全事業所分が必要になります。

就業規則を変更する場合に注意すべき点

新たに就業規則を作成するのではなく、既に存在する就業規則を変更する場合は「不利益変更」に注意しなければいけません。不利益変更とは、企業の都合上、労働者の労働条件を不利益に変更することをいいます。

不利益変更に該当しうる事項には、

  • 給与を大幅にカットする
  • 休日や休暇を減らす
  • 賃金はそのままに労働時間を増やす
  • 福利厚生を廃止する

などが挙げられます。

労働条件を変更する際は、その内容が合理的と判断される必要があります。労働者にとって著しく不当な損失を与えるような労働条件となる場合には、変更の合理性は認められません。労働契約法第9条においても労働者の合意なしに就業規則を変更し、不利益な労働条件に変更することは原則として、できないと定めています。

しかしながら、近年働き方改革によって労働者のワークスタイルが多様化しており、それに伴って不利益変更が必要となることも考えられます。加えて、新型コロナウィルスの影響で経営状況が悪化し、労働条件の変更を余儀なくされる企業もいることでしょう。

労働契約法第10条では下記の項目を満たす場合、労働者に不利益な条件であったとしても変更後の内容を就業規則として適用すると定めています。

  • 変更後の就業規則を労働者に周知している
  • 就業規則の変更が合理的であると認められる

変更が合理的であるか否かは、以下の要素をもとに判断します。

  • 労働者の受ける不利益の程度
  • 労働条件変更の必要性
  • 変更後の就業規則における内容の相当性
  • 労働組合等との交渉状況
  • その他の就業規則の変更に係る事情

これらの要素を照らし合わせた結果、就業規則の変更が合理的であると認められ、なおかつ変更後の内容を労働者に周知した場合は、不利益変更が可能となります。

ただし、労働契約において「就業規則の変更によっては変更されない労働条件」として合意していた部分ついては、当該労働条件において合意した内容が就業規則で定める基準に達しない場合を除いて、上記不利益変更の適用外となります。

就業規則に関するご相談は「キャストグローバル」まで

就業規則の作成は、労働基準法で常時10人以上の労働者を有する事業所で義務付けられていますが、10人未満の事業所であっても作成すべきです。就業規則を作成しておくことで、ルールの周知徹底の手間が省けるだけでなく様々な労働問題を未然に防止可能です。

また、就業規則は、インターネット上にひな形がアップロードされていますが、できれば各企業の業態や状況に応じたオーダーメイドの就業規則を作成しておきましょう。企業の経営者は、自社の成長や変化に応じて、就業規則も都度変更して、常にリスクに備えるものにしておく必要があります。

当事務所では、就業規則の整備やその他労働問題のご相談も承っています。初回の相談であれば無料でお受けいたしますので、お気軽に「キャストグローバル」までご連絡ください。

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