就業規則･制度

就業規則とは

就業規則とは、従業員の賃金や労働時間などの労働条件および、就業にあたって遵守すべき規律などについて定めたものをいいます。労働者がより働きやすく安心できる職場環境を作るためだけでなく、労使トラブルを未然に防ぐためにも大きな力を発揮します。

職場では、使用者と従業員との間で、労働条件や社内の規律などについて認識に相違が生じ、トラブルが発生するケースも少なくありません。なかでも、残業や有給に関すること、退職に関すること、雇用形態による待遇差などは、従業員側から疑問や不安を持たれやすい内容といえます。

このような問題が起こると、企業へのコンプライアンス体制が問われる可能性があるほか、従業員から訴訟を提起されるなど、紛争に発展してしまうケースも考えられます。

労使間での争いを未然に防ぎ、従業員が安心して働ける職場を整備するためにも、雇用上で問題になりやすい事項を就業規則にて定めておくことが重要です。また、正社員のみならず、パートタイマーやアルバイトなど、雇用形態に応じて適切な就業規則を作成しましょう。

なお、就業規則で定める事項は、法律で定められている基準を下回ってはいけません。労働基準法を遵守することはもちろん、双方の合意および周知の義務が会社側に求められます。就業規則で労働条件を決定・変更する際には、その旨を労働者に周知させなければいけません。そして、使用者は、労働者と合意なく一方的に労働者に不利益になる就業規則に変更することはできません。

就業規則を作成する必要性とメリット

就業規則を作成することで、企業側にも従業員側にも様々なメリットが生じます。ここでは、就業規則を作成する必要性をご理解いただくために就業規則を作成するメリットを解説します。

細かいルールの周知徹底にリソースを奪われない

企業を運営するにあたっては、従業員に知らせるべき規則やルールなどが多数存在します。給与や就業時間、休日に関する規定だけでなく、災害時や業務外の傷病に関する規定、安全衛生に関する規定や、福利厚生に関することなどが代表的です。これらの規則やルールを、就業規則に盛り込んでおくことで、従業員からの問合せが減少し、従業員に周知する時間も減少することから、社内のリソースを有効に活用可能です。

労働問題を未然に防止できる

近年では、従業員がパワハラやモラハラで損害賠償を請求する、退職の際に突然退職代行を利用するなどの労働問題が頻発しています。また、就業規則の規定が曖昧だったことから、残業代請求を受けるケースもあります。就業規則は、これらの問題を未然に防止する効果もあります。例えば、残業代請求問題です。「みなし残業時間制度」を採用している場合、みなし残業時間に含まれる残業代は支払う必要はありません。しかし、みなし残業時間は何時間なのかを就業規則等で明確にしておかなければ、みなし残業時間制度とはみなされず、従業員に残業代を全額支払わなければならないのです。

しかし、就業規則にきちんとみなし残業時間を規定しておくことで、予期せぬ残業代請求を回避できます。このように、就業規則は、ルールを明文化することで企業側を守る盾の役割も果たすのです。

従業員間に不公平感が生まれない

従業員を複数抱えている場合、彼らの年齢や経験、スキルなどに差が生じることになります。企業側は、経験やスキルに応じて報酬や待遇に差をつけることになりますが、その規定が明文化されていない場合は、従業員間で不公平感が醸成されるリスクがあります。しかし、就業規則で給与の決定方法や昇給の仕組みを明文化しておけば、それぞれの待遇の差の理由が明らかになり、従業員の不満は軽減されます。

助成金を受け取りやすくなる

国や地方自治体では、企業に対して様々な助成金制度を用意しています。その中には就業規則の作成が義務付けられているものがあります。代表的なのがキャリアアップ助成金です。キャリアアップ助成金制度では、非正規社員を正社員化する計画を策定し、正社員化することで、国から助成金を受け取ることができます。この制度では、就業規則を改定することなどが求められていますので、従業員数にかかわらず就業規則が必要です。

ベストな就業規則の作成方法は？

これから就業規則を作成しようとする方にとっては、上記の項目を全て盛りこんだ有効かつトラブルの発生を未然に防げる就業規則の作成は、ハードルが高いと感じると思います。

そこで、多くの方はインターネットに掲載されているひな形や、厚生労働省が提供しているひな形などを参考に就業規則を作成しようとします。もちろん、それらをきちんとご自身の企業の状況に適した形にリライトして作成するのであれば問題ありません。

しかし、人事労務の専門家がいない企業にとっては、それらの作業は困難です。どのような法律に留意しなければならないのかがわからないまま、既存のひな形を叩き台に就業規則を作成しても、トラブルの防止等の役割を果たさないものになる可能性が非常に高いと考えます。

また、労働者の内訳も昨今では多岐に渡っており、就業形態だけでなく、国籍や性別も実に多様な労働者を雇用している企業が増えており、就業規則もそれに対応したものでなければなりません。アルバイト社員やパート社員、契約社員、正社員などの就業形態に応じた就業規則でなければなりません。

さらに、企業の成長に応じて就業規則はその成長に合わせて、その都度作り替えていく必要があります。これらの状況を総合的に考慮すると、就業規則の作成は弁護士・社会保険労務士等の労務問題の専門家に依頼すべきです。就業規則は一度作成したら終わりではなく、企業とともに成長していくものだと考え、様々な可能性を見据えたうえで作成しましょう。

就業規則を変更する場合に注意すべき点

新たに就業規則を作成するのではなく、既に存在する就業規則を変更する場合は「不利益変更」に注意しなければいけません。不利益変更とは、企業の都合上、労働者の労働条件を不利益に変更することをいいます。

不利益変更に該当しうる事項には、

などが挙げられます。

労働条件を変更する際は、その内容が合理的と判断される必要があります。労働者にとって著しく不当な損失を与えるような労働条件となる場合には、変更の合理性は認められません。労働契約法第9条においても労働者の合意なしに就業規則を変更し、不利益な労働条件に変更することは原則として、できないと定めています。

しかしながら、近年働き方改革によって労働者のワークスタイルが多様化しており、それに伴って不利益変更が必要となることも考えられます。加えて、新型コロナウィルスの影響で経営状況が悪化し、労働条件の変更を余儀なくされる企業もいることでしょう。

労働契約法第10条では下記の項目を満たす場合、労働者に不利益な条件であったとしても変更後の内容を就業規則として適用すると定めています。

変更が合理的であるか否かは、以下の要素をもとに判断します。

これらの要素を照らし合わせた結果、就業規則の変更が合理的であると認められ、なおかつ変更後の内容を労働者に周知した場合は、不利益変更が可能となります。

ただし、労働契約において「就業規則の変更によっては変更されない労働条件」として合意していた部分ついては、当該労働条件において合意した内容が就業規則で定める基準に達しない場合を除いて、上記不利益変更の適用外となります。