はじめに
会社がビジネスを行う上で、契約の締結は日常的に行われているものと思われます。あまり意識はしていなくとも、テナントとの賃貸借契約や従業員との雇用契約、備品の購入契約等、様々な契約の締結が日々行われております。
このコラムでは、契約書レビューの重要性についてご説明します。
契約書とは
契約書とは、契約を締結する当事者同士が合意した内容を書面化するものであり、契約が締結されると、契約当事者は契約に基づく権利義務を負うことになります。契約が有効に成立した場合、契約違反があれば、最終的には、裁判手続きを行うことにより、当該契約上の権利の実現や義務の履行を強制する・されることになります。
その意味で、契約を締結することは、会社にとっては、基本的には契約内容を実現できるという点で利益となりますが、一定のリスクを負うことにもなりますので、注意が必要です。
仮に、契約書を作成せずに、口約束だけしかなかった場合、どのような合意内容があったかを後から立証することは困難であり、このような場合には、裁判になったとしても、合意内容を実現できないことになります。
また、契約書を作成した場合、契約内容となるのは、原則として、契約書に書かれていることがすべてとなりますので、後から、合意したはずの内容が契約書に書かれていない（もしくは違う内容が書かれている）、契約書には書いていない内容について口約束をしたというような事情があったとしても、それは契約書に書かれていない以上、契約上の効力を持ちません。
このように当事者間で合意をし、その内容について実効力のある契約上の権利義務を発生させるためには、まずは、契約書を作成する必要があり、その契約書には合意した内容を正確に記載する必要があります。
契約書レビューの重要性
上記のとおり、契約書を作成し契約を締結することには一定のリスクがあり、また、その契約書に合意した内容が記載されていないと契約上の効力を発生させることは出来ません。もし、その契約を締結することによるリスクや、契約書の内容が合意した内容と異なっていたり、不足があることに気づかぬまま契約を締結してしまうと、会社にとっては大きな不利益となりかねません。契約書レビューというのは、このような事態を避けるために、契約を締結することによるリスクを発見すること、契約内容が合意した内容を反映したものであるかを確認するためのものと言えます。
また、契約書には一般条項といって、一般的に契約書に記載することが望ましいという条項もあります。例としては、第三者委託に対する取り決めや、秘密保持義務、権利義務の譲渡の禁止、合意管轄等があります。このような一般条項に関する取り決めについても、不足がないか、自社にとってだけ不利益な内容となっていないか等を確認する必要があります。
契約書レビューの流れ
1. 契約書の作成者
では、実際に契約書のレビューをする場合にはどのように行うかを説明します。まず、契約書のレビューをするに際しては、レビューの対象となる契約書の作成者を確認します。作成者がご依頼者であれば、契約書の内容は、ある程度ご依頼者の意向が反映されたものと考えてレビューを行いますが、作成者が契約の相手方である場合には、相手方にだけ有利な規定があれば、それについてご依頼者の意向と齟齬がないかを確認する必要が出てきます。作成者はどちらでもなく、インターネット上のひな形であれば、フラットな視点でレビューを行い、作成時期が分からない場合も有るので、法改正が反映されているかといった点も確認します。
2. これまでの使用の有無
次に、その契約書がこれまで何度も使われてきたものか、それとも、初めて使うものかを確認します。これまでに何度も使われてきたものであれば、これまでにこの契約書を使った業務でトラブルや不便がなかったかを確認し、そのトラブル等が契約書の修正により防ぐことができるものであれば、修正を行います。特に不便や不都合等が発生していなければ、その内容には一定の合理性があると考えられるので、修正を行う場合も慎重となりますが、会社のニーズや法改正等によるアップデートの必要性があれば、それを反映させます。
今回初めて使うものであれば、相手方との合意内容やご依頼者がその契約で達成したい目的を聞き取った上で、それが十分に反映された内容であるかを確認し、不十分や誤りがあれば、修正を行います。
3. 契約の相手方との関係
また、契約締結の相手方との力関係についても確認することがあります。例えば、相手方が大企業であったり、契約するかどうかのイニシアチブが相手方にあるような場合には、そのような立場も踏まえてレビューを行います。ご依頼者にとって、多少不利な内容であっても、まずは契約を締結し、ビジネスを進めることが最も大きなメリットである場合には、些細なリスクにまで目くじらを立てて相手方に対し修正を求めることにより、契約交渉自体を破綻させてしまうことは大きな不利益となりかねません。このような場合には、不利な内容があったとしてもリスクの説明による注意喚起に留めて修正までは行わなかったり、著しく不合理だったり不公平な条文についてのみ修正するということもあります。逆に、ご依頼者の立場の方が強い場合には、下請法や公序良俗、一般的な契約慣習に反しない程度に、ご依頼者のニーズに合わせて有利な内容とするようにレビューを行います。
4. ビジネスジャッジの必要性
契約書レビューというのは、弁護士が自分だけで考えて勝手に修正するものではなく、契約書を修正するにあたっては、弁護士の立場でその条文の意味やリスクをご依頼者に説明した上で、最終的にはご依頼者にビジネスジャッジを下していただく必要があります。このようなビジネスジャッジは契約の相手方、契約金額の多寡等によって、ケースバイケースにはなろうかと思いますが、継続的にビジネスを進めていく中で、会社としての一定の基準を作っていくことは、会社にとってのリスク管理や一貫性にもつながります。このようなご依頼者にとっての契約締結時の基準といったものを作るためのお手伝いも契約書レビューの一環となります。
5. 契約交渉
契約書レビューが終わっても、すぐに契約が締結となるわけではありません。契約書は、契約当事者双方の合意があって初めて締結されることになりますので、レビューした契約書を相手方に確認の上、合意してもらう必要があります。この時、何も修正なく合意してもらえることもあるかと思いますが、相手方も法務部や顧問弁護士にレビューを依頼して、修正の上で再確認をご依頼者が求められる場合もあります。
この時、相手方が修正してくる箇所というのは、相手方にとって応じられない事項や有利にしたい事項であることが通常です。もちろん、そんな修正には一切応じられないと突っぱねてしまうというのも一つの対応ではありますが、対等な立場で行う契約交渉においては、許容可能な事項については、引くべきところは引くことも必要です。
それでは、どこまでが許容可能でどこからが許容不可なのかといった点について、法的見地ﾊからアドバイスをすることも契約書レビューの重要な内容となります。
さいごに
契約書レビューにより契約書を修正し、相手方との契約交渉による修正作業を何度か行った上で、契約当事者双方が合意すれば契約は締結となります。契約を締結しようとなってから、実際に契約を締結するまでは、契約書レビューに加えて交渉期間まで含めれば、2週間から1ヶ月程度はかかることになります。このような時間がかかることを嫌って、契約書レビューに消極的な会社もあるかと思います。
ただ、契約内容を精査せずに拙速に締結をしてしまったり、契約書を作るのが面倒だから口約束だけで仕事を進めてしまうと、大きな損害につながりかねません。我々がご依頼者から相談を受けるとき、きちんと契約書レビューを行っていれば、未然に防げた、あるいは損害を軽減できたと思うケースは少なくありません。
契約書レビューは会社にとってトラブルや損害を未然に防ぐという点でとても有用であり、費用や時間を掛けてでも行う必要があるものです。現に、大きな会社、成功している会社ほど、顧問弁護士やインハウスローヤ、あるいは法務部にいちいち契約書レビューをさせることを契約締結手続の欠かせないプロセスとしております。
これまで、契約書レビューなんてしたことないという方がいましたら、まずは、一度、契約書レビューを弁護士に依頼することをご検討ください。
