内部通報窓口の設置に関する社内規程 内部通報窓口規程 内部通報窓口の設置を検討している経営者の方へ

内部通報窓口の設置に関する社内規程について弁護士が解説 （雛形有り）

会社には、企業不祥事を防ぎ、コンプライアンス経営の推進のため、内部通報に適切に対応するために必要な体制の整備が、求められております。そして、2022年6月1日に施行された改正公益通報者保護法は、従業員300人を超える会社には、内部通報体制の整備を義務付け、従業員300人以下の会社にも努力義務としております。

内部通報制度を整備するにあっては、通報対応の仕組みや通報者に対する不利益取り扱いの禁止、秘密保持等、必要な事項を社内規程により定める必要があります。

ここでは、内部通報窓口に関する規程を作成するにあたっての注意点を説明します。

内部通報窓口規程作成の注意点

①責任の所在の明確化

内部通報窓口を実効的かつ適切に運用するためには、代表取締役のもと、経営幹部を責任者として、聖域を作らず、部署を横断して必要な調査・是正措置の実行を確実に行うことのできる体制づくりが必要です。責任者の役割や調査権限等を規程においても明文化することが必要です。

②通報窓口をどこに設置するか

公益通報者保護法は、内部通報に適切に対応するための体制の整備を会社に求めていますが、どのような体制とするかは、会社の判断に委ねております。内部通報窓口を設置する場合、以下のような方法が考えられます。

• 法律事務所や民間の専門機関等の外部機関に設置する
• 労働組合を窓口として指定する
• グループ企業共通の一元的な窓口を設置する
• 既存の通報窓口を充実させて活用する

窓口をどこに設置するかは、制度設計においては、まず最初に検討する必要があります。

③通報窓口を利用できる対象者の範囲

一般的に通報窓口を利用できる対象者となるのは、会社の役員、従業員（契約社員、パート・アルバイト、派遣社員等を含む）です。それ以外としては、会社の退職者、取引先の従業員が考えられます。

④秘密保持

通報者の氏名や通報内容が会社内に知られてしまうことは、そのこと自体が通報者にとっては大きな不利益であり、容易に知られてしまうのであれば、通報することに委縮し、内部通報窓口が有効に機能しないこととなります。

内部通報の受付から、調査、是正措置等の期間を通じて、秘密が保持され、適切に管理されること、秘密を漏洩した場合には、懲戒処分の対象となることも明文化しておく必要があります。

⑤不利益取り扱いの禁止

通報者に対しては、解雇のほか不利益な取り扱いをしてはならず、このことは内部通報制度の根幹とも言えます。解雇以外の不利益な取り扱いとは、以下のようなものとなります。

• 退職強要、労働契約の更新拒否
• 降格、不利益な配転・出向、昇進についての不利益な取り扱い
• 減給、賞与・退職金等についての不利益な取り扱い
• 嫌がらせ等、職場環境を悪化させること

また、実際に通報者が不利益な取り扱いをされた場合には、適切な救済・損害回復の措置をとることも明文化しておくことが望ましいです。