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2019年4月より労働条件の明示がメールでも可能に

雇用契約を結ぶ際に必要な労働条件の通知が、電磁的方法による提供が認められるようになりました。つまり、メールでも可能となりました。従前は労働者の保護の立場から、原則的には書面での通知となっていました。しかしながら、電子化による業務の効率化を推進しようといった政府の方針を受け、2019年4月1日より労働者が希望することを要件としつつも、メール、FAX、LineなどのSNSを利用した通知が可能となっています。今回、変更となったルールについて簡単にご説明いたします。

2019年4月より労働条件の明示がメールでも可能に

雇用契約時には労働条件の通知が必要

どのような雇用条件によって契約しているのかについては、その条件の通知がなければ、労働者には詳細な内容が不明です。労働条件について、よくわからないといった状態であると、労働者は適切に自分の権利を守ることができません。 このような不都合から、雇用者は、従業員を雇おうとする場合、その労働条件を明示する義務があります(労基法施行規則5条参照)。 これまでは、この労働条件の明示は書面で行う必要がありました。よってメール等を用いた電子的な方法が想定されていませんでした。

労働条件の明示をメール等で行うための条件とは

2019年4月1日から労働条件の明示のルールは変わるものの、原則、書面による通知であることに変わりはありません。 会社等の雇用者が、従業員に対して労働条件の通知をメール等で行うためには、前提として従業員が希望することが条件となっています。また、仮に従業員が希望した場合であっても、明示する労働条件は、印刷できるような状態でなければなりません。労働条件の内容をPDF形式のファイル等でダウンロードできる状態が望ましいでしょう。 また、例えばメールやLine等のSNSを用いて、労働条件を通知する場合には、個別のメールアドレスや、SNSのアカウントへ通知する必要があります(メールのアカウント等を特定する必要がある:労働基準法施行規則5条参照)。 メール等を用いた通知の方法としては、労働条件をベタ打ちで文面として直接記載する方法や、別途PDF等のファイルを添付するといった方法が想定されています。

労働条件明示の内容

雇用契約締結時に、雇用者が労働者に明示しなければならない内容とは、下記の13項目です(労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条1項)。 (1)労働契約の期間に関する事項 (2)就業の場所及び従業すべき業務に関する事項 (3)始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時点転換に関する事項 (4)賃金(退職手当及び臨時に支払われる賃金等を除く。)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項 (5)退職に関する事項(解雇の事由を含む。) (6)退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払いの方法並びに退職手当の支払いの時期に関する事項 (7)臨時に支払われる賃金(退職手当を除く。)、賞与及びこれらに準ずる賃金並びに最低賃金額に関する事項 (8)労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項 (9)安全及び衛生に関する事項 (10)職業訓練に関する事項 (11)災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項 (12)表彰及び制裁に関する事項 (13)休職に関する事項 また、雇用する従業員がパートタイム労働者等である場合には、上記に加え、1)昇給の有無、2)退職手当の有無、3)賞与の有無を明示する必要があります。

正社員とパートタイム社員に格差をつけた労働条件の明示

パートタイム労働法(短時間労働者の雇用管理の改善等に関する法律)8条の規定により、法律上は正社員とパートタイム労働者の不合理な待遇の差は禁止されています。 また、昨今の裁判例には、メトロコマースの契約社員として、駅の売店で長年勤務してきた女性4人へ、正社員との間の不合理な待遇格差を認定したものがあります。また、同裁判例は不合理な待遇格差を理由として損害賠償を認めています。 実務上問題となるのは、合理的な理由のない賃金の格差や、賞与の不支給などについてです。 契約社員、パートタイム社員、アルバイト等非正規雇用の従業員に対する呼び方は様々ですが、いずれにしても適切に労働条件の明示を行う必要があります。上記の裁判例のように、その内容が不合理に正社員と異なる場合には法的な問題となる場合があります。

労働条件を明示しない場合の罰則について

労働条件は必ず明示する必要がありますが、仮に明示しなかった場合、最高で30万円以下の罰金となります(労基法120条)。 また、労働条件を適切に労働者に明示していないと、上記の罰金のほか、労働者との間に紛争が発生し、問題解決のために膨大な費用と時間がかかる可能性があります。 このようなことから、人を雇う場合には、その雇用条件や労働条件について、適切に通知することが望ましいでしょう。

事実と異なる内容の労働条件の明示

実際には土日が休みではないのに、または賞与などを支給した事実はないのに、その内容を偽って、労働者に通知した場合には、労働基準法関係法令の違反として、罰則の対象となる場合があります。 労働条件の明示を適正に行うことは、雇用者と労働者との紛争を回避するための有効な手段の一つと考えられることから、正しい労働条件を通知するようにしましょう。

労働者が希望しない場合のメール等でのみの通知

冒頭にも記載したとおり、労働条件の明示は、労働者保護の見地から原則的に書面での通知が基本となります。 このようなことから労働者が希望していないにも関わらず、勝手にメール等でのみ労働条件を通知することは、違法な行為となり、最高で30万円以下の罰金となる場合があります。 また、例えばメールのみで通知を希望していた場合であっても、メールの受信拒否設定の影響などから、労働条件通知が正しく届いていないといった事態も考えられます。 このため通知した労働条件の内容は、そのデータを別途保存する等、労働者が改めて明示してほしいといった要望を申し出た場合に、スムーズに対応できるようにしておくことが望ましいでしょう。

メール等で労働条件を通知する場合の注意点

メールで雇用条件を明示することを労働者が希望した場合であっても、メールによって通知内容を適切に受信されていない場合には、問題となる可能性があります。このようなときには、サーバー上に通知した内容が残っているものの、労働者には到達していないため、別途、受信拒否を解除させるか、書面によって通知を行うなどの処置が必要です。 また、LINE等のSNSで通知した場合には、その通知内容の保存期間が経過してしまうと、自動的に削除されてしまうといったことがあります。このほか、携帯電話の機種変更、破損などの際に、明示された内容が見られなくなるといった場合も想定されます。 このような場合、適切に対応ができるように、個別に明示した労働条件については、別途データや印字して書面で保管する等の対策を講じておくことが望ましいでしょう。

まとめ

2019年4月1日より、労働条件の明示の方法について緩和され、労働者が希望した場合には、メールやLine等の電子的な手段を用いての通知が可能となりました。これにより柔軟に労働条件の通知が可能となり、無駄な書類の印字や保存等の負担が軽減されることとなりました。他方で、労働条件の通知が適切に到達しない場合に、結果的に労働条件を明示していないと判断される可能性があります。

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